Es importante cuidar el acceso al lugar de trabajo donde se almacenan documentos confidenciales, ya que cuando se tiene acceso a información personal de clientes, como registros financieros, médicos y documentos legales, es necesario que exista un compromiso de especial cuidado.

Esto se hace aún más importante a la hora de mudarse o reubicar una oficina. Los encargados deben ser aún más diligente en la protección de datos confidenciales durante el caótico desorden que caracteriza a las mudanzas. Con todo el alboroto de este evento hay más oportunidades para que las personas con malas intenciones tomen información confidencial sin ser detectadas. También existe una mayor probabilidad de que los artículos se pierdan o se extravíen.

 

La mudanza de oficina, también es una gran oportunidad para que se organicen los documentos y de ser necesario se descartan de la manera más eficiente. Existen compañías que ofrecen este tipo de servicios de destrucción de documentos en Jaén, los cuales ofrecen un trabajo limpio y confiable.

 

Si vas a mudar tu oficina y te sientes inquieto con tantas oportunidades para que los documentos se pierdan o sean robados, te recomendamos que tengas un plan para mantener segura toda esta información. A continuación, te daremos algunos consejos a la hora de trasladar material confidencial de oficinas.

Consejos para mantener seguros tus documentos confidenciales durante una mudanza de oficina

  • Conoce con exactitud lo que tienes. Para poder salvaguardar los registros confidenciales, debes saber que tienes, antes que nada. Lo mejor es mantener un inventario de los nombres de todos los clientes o pacientes, considerando carpetas o cajas de información almacenadas. Si tienes tu inventario, cuando llegues a tu nuevo espacio, puedes revisarlo y asegurarte de que todo esté en buen estado. Si falta algo, podrás tomar las medidas necesarias para mitigar los posibles daños lo antes posible.

 

  • En lugar de colocar archivos confidenciales en cajas, guárdalos en archivadores, cierre los cajones con llave y ponlos en un lugar seguro. Este tipo de cajas de seguridad mantendrán tus documentos seguros, pero recuerda que en una mudanza también pueden romperse si no se manejan con cuidado. Reduce el riesgo contratando a una empresa de mudanzas con experiencia para que supervise todo el proceso.

 

  • Hazlo tú mismo, en el caso de ser posible. Si no tienes una gran cantidad de archivos confidenciales, considera separarlos del resto de los archivos de tu empresa y conservarlos tú mismo hasta que termine la mudanza.

 

  • Elige una empresa de mudanza confiable. Por más tentador que sea contratar una empresa de mudanzas en función del precio, no es una estrategia muy inteligente. Una de las razones, de tener sumo cuidado con esto es que, si se viola la seguridad de uno de sus clientes, podrías ser demandado e incluso podrías perder tu negocio. Tu prioridad absoluta es la selección de una empresa que te ayude a hacer la mudanza, es que tenga un historial largo, sólido y positivo. Necesitas profesionales que estén familiarizados con la importancia de salvaguardar datos confidenciales.

    Incluso con un plan de ejecución bien pensado, el proceso de mudanza es estresante y aún más si te sientes en riesgo de perder datos. Pero no te preocupes si sigues nuestros consejos puedes estar seguro de que tomaste la seguridad como prioridad y que todo estará a salvo.